Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte – Recht auf Vergessenwerden
Arbeitnehmer haben einen Anspruch auf Entfernung von Abmahnungen und den damit verbundenen personenbezogenen Daten aus ihrer Personalakte, wenn eine weitere Verarbeitung nicht mehr notwendig ist, weil sie ausscheiden. Die DSGVO sieht in Artikel 17 DSGVO ausdrücklich ein „Recht auf Vergessenwerden“ vor.
Grundsätzlich hat eine Abmahnung mehrere Funktionen. Zum einen hat sie eine Dokumentationsfunktion, mit der der Arbeitgeber den Arbeitnehmer auf seinen Pflichtverstoß hinweist. (Verletzung vertraglicher Pflichten aus dem Arbeitsvertrag.)
Und zum anderen erläutert die Warnfunktion, dass künftig ein vertragsgemäßes Verhalten erwartet wird und Konsequenzen drohen, falls dieses nicht eingehalten wird.
Verhaltensbedingte Kündigung setzt Abmahnung voraus
Die letzte Konsequenz ist dabei die verhaltensbedingte Kündigung. Diese setzt zwingend eine Abmahnung voraus, die darüber hinaus nicht länger als drei Jahre zurückliegen darf.
Dies legt die Frage nahe, warum eine Abmahnung nach drei Jahren überhaupt noch in der Personalakte erscheinen sollte, wenn sie keinen praktischen Nutzen mehr hat.
Das Landesarbeitsgericht Sachsen-Anhalt vertritt die Auffassung (Urteil vom 23.11.2018, Az. 5 Sa 7/17), dass die Warnfunktion auch dann entfalle, wenn das Arbeitsverhältnis schon anderweitig beendet wurde. Der Arbeitgeber kann zwar ein Interesse an der Dokumentationsfunktion der Abmahnung haben, um Ansprüche des Arbeitnehmers abzuwehren. Dieses muss er aber konkret einfordern. Tut er das nicht, hat er kein Recht darauf, die Abmahnung in der Personalakte weiterhin aufrechtzuerhalten.
Um die Abmahnung aus der Personalakte zu streichen, muss der gekündigte Arbeitnehmer nach Artikel 17 DSGVO Abs. 1 nicht darlegen, dass ihm der Vermerk noch schaden kann. Denn wenn ein Arbeitnehmer ein Unternehmen verlässt, fällt der primäre Zweck der Datenverarbeitung – Begründung und Durchführung des Beschäftigtenverhältnisses – weg. Hier kann der Arbeitnehmer die Entfernung ohne weitere Begründung fordern.
Die Personalakten sind folglich nach einer angemessenen Frist datenschutzkonform zu löschen bzw. zu vernichten. (Stichwort: Recht der Arbeitnehmers auf Vergessenwerden). Siehe dazu „Datenschutz und Speicherungsdauer der Daten ehemaliger Mitarbeiter„.
Rechtsanwalt Dr. Schmid steht Ihnen gerne für Ihre Fragen zum Arbeitsrecht zur Seite und vertritt Sie in Ihrer Rechtsangelegenheit vor Gericht. Rufen Sie uns gerne an, sodass wir einen ersten Beratungstermin vereinbaren können. Alternativ auch via E-Mail.
Weitere Informationen hierzu finden Sie unter unserem Menüpunkt zur Abmahnung
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