Mehr Information im Arbeitsvertrag

Viele neue Regelungen im Arbeitsrecht seit 2022
Verkhovetskiy|depositphotos


Mehr Information im Arbeitsvertrag


Alle neuen Arbeitsverträge müssen seit dem 1. August 2022 detaillierte Informationspflichten über das Arbeitsverhältnis beinhalten. Bestehende Verträge sind anzupassen. So will es das verschärfte Nachweisgesetz. Arbeitgeber, die das ignorieren, drohen Bußgelder.

Das Jahr 2022 brachte im Arbeitsrecht einige Veränderungen mit sich. Die elementarste dürfte die Verschärfung des Nachweisgesetzes (NachwG) sein. Arbeitsverträge müssen detaillierte Informationspflichten beinhalten. Vor allem Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern kommen die neuen Regelungen zugute. Der Mehraufwand für Arbeitgeber ist nicht unerheblich. Denn Arbeitsverträge müssen nunmehr deutlich ausführlicher sein als sie das bisher waren. Das gilt vor allem für Neueinstellungen. Das Nachweisgesetz gilt für alle neuen Arbeitsverträge. Für Arbeitsverhältnisse, die bereits vor dem 01.08.2022 bestanden, gilt das nur bedingt.

Die Verschärfung des Nachweisgesetzes will mehr Rechtssicherheit in Beschäftigungsverhältnissen schaffen. Mitarbeiter sollen umfassender als bisher über die wesentlichen Umstände ihrer Arbeitsbedingungen informiert werden. Welche Rechte und Pflichten die Vertragsparteien haben, soll klarer werden.


Informations- und Dokumentationspflichten der Arbeitgeber

Wer einen Blick in § 2 NachwG wirft, der sieht, dass es dort eine Vielzahl wesentlicher Arbeitsbedingungen gibt, die hier nur stark verkürzt wiedergegeben werden können. Dazu gehört etwa bei einer Probezeit oder einer befristeten Beschäftigung, dass jeweils ein konkretes Enddatum genannt wird. Auch gibt es nun die Option, den Arbeitsort, sofern vereinbart, frei zu wählen. Die konkrete Höhe des Arbeitslohnes und wie sich dieser zusammensetzt, ist aufzuführen. Auch die Vergütung von Überstunden, Zuschlägen, Prämien oder Sonderzahlungen oder auch deren Fälligkeit gehören in den Arbeitsvertrag. Außerdem Fortbildungen, sofern überhaupt ein Anspruch besteht. Und das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren. Arbeitsverträge müssen in Zukunft sehr detaillierte Informationspflichten beinhalten.

Hintergrund

Ähnlich wie schon beim Bundesurlaubsgesetz, das 2022 nach EU-Vorgaben angepasst wurde, ist auch beim Nachweisgesetz eine EU-Richtlinie die Basis für die Neureglung. Grundsätzlich soll damit transparenten und verlässlichen Arbeitsbedingungen Rechnung getragen werden. Anlass für die Überarbeitung des NachwG war die Verpflichtung Deutschlands, die EU-Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen (2019/1152) zügig umzusetzen. Sie verpflichtet Arbeitgeber, Arbeitsverträge detailliert und verständlich zu formulieren.

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Der Arbeitsvertrag für neue Mitarbeiter

Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können vom Arbeitgeber verlangen, dass die im NachweisG genannten wesentlichen Arbeitsbedingungen innerhalb einer Woche ausgehändigt werden. Für Angaben zu Urlaub, Pflichtfortbildungen, betrieblicher Altersversorgung, Kündigungsverfahren oder auch geltenden Kollektivvereinbarungen hat er maximal einen Monat Zeit. Diese möglichen unterschiedlichen Fristen schaffen aber aus meiner Sicht eher Verwirrung. Deshalb sind Arbeitgeber auf jeden Fall auf der sicheren Seite, wenn sie trotz dieser unterschiedlichen Fristen am besten ab „Tag 1“ eines Arbeitsverhältnisses dem Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin alle wesentlichen Arbeitsbedingungen aushändigen. Für Angaben zu Urlaub, Pflichtfortbildungen, betrieblicher Altersversorgung, Kündigungsverfahren oder auch geltenden Kollektivvereinbarungen hat der Arbeitgeber maximal einen Monat Zeit.


Der Arbeitsvertrag für bestehende Mitarbeiter

Auch bei bestehenden Arbeitsverhältnissen gelten die Neuregelungen. Allerdings muss der Arbeitgeber nicht sämtliche Arbeitsverträge von sich aus neu aufsetzen. Wird jedoch vom Arbeitgeber verlangt, ebenfalls schriftlich über die u.U. veränderten wesentlichen Arbeitsbedingungen zu informieren, muss dieser innerhalb einer Kalenderwoche liefern. Für darüber hinausgehende Informationspflichten (z.B. Fortbildungen, betrieblicher Altersversorgung, Kündigungsverfahren s.o.?) gilt auch hier die Maximalfrist von einem Monat.


Schriftform und schriftliche Nachweispflicht

Schon immer hatten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer einen Anspruch darauf, über die wesentlichen Arbeitsbedingungen einen Nachweis in Schriftform zu erhalten. Mit der Verschärfung des Nachweisgesetzes ist das nun Pflicht. Ein Arbeitsvertrag in digitaler Form ist nicht mehr ausreichend. Für diesen ist zwingend ein schriftlicher und unterschriebener Nachweis zu erbringen, selbst dann, wenn die elektronische Fassung inhaltlich die Pflichtangaben des neuen Nachweisgesetzes lückenlos beinhaltet.

Es ist zwar weiterhin möglich, einen Arbeitsvertrag formlos, sprich mündlich, zu schließen. Aber auch hier muss der Arbeitgeber die Nachweispflichten für den Arbeitgeber schriftlich auflisten und zu dem betreffenden Arbeitsverhältnis aushändigen. Der Nachweis muss vom Arbeitgeber unterschrieben sein.

Am Ende wird die Neuregelung vermutlich dazu führen, dass alle Arbeitsverträge ausschließlich schriftlich abgeschlossen werden. Sie müssen ausgedruckt, von Arbeitgeber und Arbeitnehmer unterzeichnet und persönlich übergeben bzw. postalisch gesendet werden. Auch eine Unterzeichnung per digitaler Signatur genügt nicht (mehr).


Bußgelder bei Nichtbeachtung durch Arbeitgeber

Handelt ein Arbeitgeber diesen Regelungen entgegen, informiert er die Mitarbeiter nicht oder nur unzureichend über die wesentlichen Arbeitsbedingungen, liegt nach dem Willen des Gesetzgebers eine Ordnungswidrigkeit vor. (Das war bisher nicht so!)

Fehlen einzelne Nachweise oder werden diese zu spät erbracht, liegt ein Verstoß gegen das Nachweisgesetz vor. Es droht eine Geldbuße von bis zu 2.000,00 Euro. Die Gültigkeit des Arbeitsvertrags bleibt davon übrigens unberührt.

Wenn noch nicht geschehen, sollten Arbeitsvertrags-Formulare genau überprüft und entsprechend angepasst werden. Für bestehende Arbeitsverträge ist es ratsam, der Belegschaft ein Informationsblatt in Schriftform mit den neuen Regelungen auszuhändigen. Aber, Achtung! Arbeitgeber, die systematisch das Schriftformerfordernis übergehen, Anfragen der Mitarbeiter nicht vollständig oder nicht rechtzeitig schriftlich nachreichen, tun sich – gerade bei einer größeren Zahl von Mitarbeitern – keinen Gefallen. Denn die Geldbuße von maximal 2000,00 Eur gilt pro Einzelfall und nicht für einen Verstoß gegen das Nachweisgesetz gegenüber der gesamten Belegschaft.


Wenn die angepassten Arbeitsverträge auf Ablehnung stoßen

Bis hier ging es darum, bei Neueinstellungen akribisch darauf zu achten, dass dem verschärften Nachweisgesetz Rechnung getragen wird bzw. bestehende Verträge möglichst zeitnah an die neuen Maßgaben angeglichen werden. Was aber, wenn die Änderungen den Beschäftigten missfallen und sie die neuen Arbeitsverträge nicht unterzeichnen wollen, weil sie der Meinung sind, schlechter damit zu fahren als mit der bestehenden Version?

Auf keinen Fall sollten Arbeitgeber versuchen, in diesen Fällen mit der Brechstange vorzugehen. Fair-Play muss stets die Devise lauten! Es kann nicht schaden, einzuräumen, dass in Einzelfällen Mitarbeiter vielleicht etwas schlechter gestellt werden als zuvor. Allerdings hat man als Arbeitgeber ein Ass im Ärmel: Am Gesetzgeber kommt niemand vorbei und das sollte auch genau so kommuniziert werden.

Auf keinen Fall sollten Arbeitgeber versuchen, mit der Brechstange vorzugehen. Fair-Play muss die Devise lauten!

Nicht zu empfehlen ist, Dinge ins Blaue hinein zu versprechen. Besser ist es, bei der Wahrheit zu bleiben, ohne sich allzu sehr im Klein-Klein zu verlieren. Vielleicht stand in dem einen oder anderen Fall schon lange eine Gehaltserhöhung an oder ein Tag mehr Homeoffice usw.? Solche „Goodies“ trösten dann meist über etwaige Verstimmungen hinweg.

Sind hingegen mehrere Mitarbeiter der Meinung, dass Sie den Kürzeren ziehen, wenn sie dem neuen Arbeitsvertrag zustimmen, sollte eine gemeinsame Besprechung anberaumt werden, bei der die Belegschaft korrekt über die Lage der Dinge aufgeklärt werden. Auch hier kann ich nur empfehlen, offen und fair zu bleiben. Ein Mitwirken der Personalabteilung kann im Einzelfall hilfreich sein.


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